Archiwizacja dokumentów księgowych

Każdy przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania i archiwizowania dokumentów firmowych powstających w związku z prowadzeniem działalności. Dokumenty te muszą być przedstawione w razie kontroli skarbowej lub z ZUS-u. Jakie są zasady archiwizacji dokumentów księgowych?

Archiwizacja dokumentów księgowych – zasady

Przedsiębiorca zobowiązany jest do rzetelnej archiwizacji dokumentów firmowych:

• podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR);
• dla pełnej księgowości – ksiąg rachunkowych;
• ewidencji sprzedaży;
• rejestrów VAT sprzedaży i zakupów;
• deklaracji;
• dowodów księgowych (faktur, dowodów transakcji, dowodów wewnętrznych, korekt, duplikatów i innych dokumentów istotnych dla procedury podatkowej);
• dokumentów inwentaryzacyjnych;
• rocznych zeznań podatkowych.

Dokumenty powinny być zabezpieczone i przechowywane w sposób uniemożliwiający ich zniszczenie. Mogą być przechowane przez właściciela firmy lub dział księgowy; czynność ta może być też zlecona zewnętrznej jednostce, np. biuru rachunkowemu. W takim przypadku należy zawiadomić urząd skarbowy o miejscu, w którym znajdują się dokumenty.

Standardem jest korzystanie z aplikacji online i programów komputerowych do prowadzenia księgowości elektronicznej lub internetowej. Nie ma obowiązku drukowania KPiR, deklaracji czy faktur elektronicznych pod warunkiem, że dokumenty te są archiwizowane elektronicznie w sposób bezpieczny i uniemożliwiający ich przypadkowe usunięcie.

W formie papierowej należy przechowywać ewidencje dotyczące sprzedaży na rzecz osób prywatnych, dowody wewnętrzne, faktury wystawione w formie papierowej, raporty z kasy fiskalnej, ewidencję przebiegu pojazdu, a także inne dokumenty, które w oryginale zostały wystawione w formie wydrukowanej. Dla bezpieczeństwa można również przechowywać je w formie skanów, jednak oryginały należy archiwizować w formie fizycznej z zachowaniem minimalnego okresu przechowywania.

Elektroniczne archiwizowanie dokumentów powinno być dokonywane w taki sposób, aby dostęp do dokumentów był możliwy również podczas utraty połączenia z internetem. Oprócz przechowywania dokumentacji w systemie księgowości online, kopie dokumentów należy przechowywać na komputerze lub dysku zewnętrznym w formie plików do odczytu. Przedsiębiorca powinien również zadbać o wykonywanie kopii dokumentów księgowych, aby przypadku awarii archiwum nie uległo zniszczeniu.

Ile trzeba trzymać dokumenty księgowe?

Czas przechowywania dokumentów księgowych (ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych, sprawozdań finansowe itd.) określone są w przepisach art. 74 ustawy o rachunkowości. Dla dokumentów podatkowych oraz dokumentacji ZUS trzeba uwzględnić również odrębne przepisy określające termin przechowywania dokumentacji.

• Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe przedsiębiorca zobowiązany jest przechować przez 5 lat od roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło zatwierdzenie.
• Księgi rachunkowe należy przechować przez 5 lat.
• Karty wynagrodzeń pracowników albo odpowiedniki trzeba przechowywać przez cały okres wymaganego dostępu do tych informacji, jednak nie krócej niż 5 lat.
• Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – te podlegają obowiązkowi archiwizacji do czasu zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy. Nie krócej niż do momentu rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.
• Dowody księgowe dotyczące: środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym przedsiębiorca musi przechować przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym transakcje zostały zakończone, spłacone lub przedawnione.
• Dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości właściciel firmy ma obowiązek mieć przez minimum 5 lat od upływu jej ważności.
• Dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po upływie terminu rękojmi lub rozliczenia reklamacji.
• Dokumenty reklamacyjne należy przechowywać przez 5 lat.
• Inne dowody księgowe i sprawozdania również podlegają obowiązkowi archiwizacji przez 5 lat.

W 2019 roku zlikwidowany został obowiązek bezterminowego przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych, a okres ich archiwizacji skrócono do 5 lat, od początku roku następującego po zatwierdzeniu sprawozdania.

Zasady archiwizacji dokumentów księgowych reguluje również art. 86. oraz art. 70 §1 ordynacji podatkowej. Przepisy te mówią, że zobowiązanie podatkowe wynosi 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, chyba że odrębne przepisy mówią inaczej.

Warto zwrócić uwagę na stwierdzenie: „5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku”, co w praktyce oznacza, że dokumenty firmy należy przechowywać przez okres nawet 7 lat. 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku za rok 2019, mija z końcem 2025 roku.

Skuteczne i poprawne archiwizowanie dokumentów księgowych jest czynnością niezwykle istotną, a ich nieprawidłowe przechowanie, uszkodzenie, zniszczenie czy zagubienie może zostać ukarane grzywną.